엑셀로 버티는 회사, 우리 회사에 맞는 ERP·CRM이 필요하다는 신호
한눈에 보기
엑셀은 훌륭한 도구지만, 회사가 커지면 엑셀로 버티는 비용이 점점 커집니다. 같은 데이터를 여러 번 입력하고, '최종' 파일이 여러 개이고, 한 사람이 없으면 업무가 멈추고, 숫자가 늘 늦게 나온다면 시스템이 필요한 신호입니다. ERP는 재고·발주·정산 같은 회사 안의 자원과 업무를, CRM은 구매 이력·재구매·상담 같은 고객과의 관계를 다룹니다. 중요한 것은 정해진 시스템에 회사를 맞추는 것이 아니라, 업무 진단에서 시작해 핵심 화면을 정하고 작게 만들어 쓰면서 넓혀가는 것입니다.
"엑셀로도 지금까지 잘 해왔는데요."
맞는 말입니다. 엑셀은 거의 모든 회사의 첫 번째 업무 시스템이고, 지금도 가장 유연한 도구입니다. 문제는 회사가 커질 때 생깁니다. 주문이 늘고, 채널이 늘고, 직원이 늘면 엑셀 파일도 함께 늘어납니다. 그리고 어느 순간부터 일하는 시간보다 파일을 맞추는 시간이 더 길어집니다.
지난 편에서 흩어진 판매 데이터를 통합하는 방법을 다뤘다면, 이번 편은 그 범위를 회사의 업무 전체로 넓힙니다. 언제 엑셀을 넘어 시스템이 필요한지, 그리고 어떤 시스템이어야 하는지에 대한 이야기입니다.
시스템이 필요하다는 일곱 가지 신호
같은 데이터를 여러 번 입력합니다. 주문 내용을 주문 시트에 적고, 출고 시트에 다시 옮기고, 정산표에 또 옮깁니다. 옮길 때마다 시간이 들고, 옮길 때마다 실수가 생깁니다.
'최종' 파일이 여러 개입니다. "판매_10월_최종", "판매_10월_진짜최종"처럼 어느 파일이 맞는지 확인하는 데 시간을 씁니다. 회의에서 서로 다른 숫자를 들고 오는 일도 생깁니다.
한 사람이 없으면 업무가 멈춥니다. 파일 구조와 계산 방법이 시스템이 아니라 담당자의 머릿속에 있습니다. 담당자의 휴가가 회사의 위기가 됩니다.
숫자가 늘 늦게 나옵니다. 판단은 매일 해야 하는데, 숫자는 취합이 끝나는 월말에야 나옵니다.
재고가 맞지 않습니다. 장부와 창고의 재고가 다르고, 품절과 과잉 재고가 반복됩니다.
고객 이력을 찾기 어렵습니다. 고객이 문의했을 때 그 고객이 언제 무엇을 샀는지 여러 파일과 관리자 페이지를 뒤져야 합니다.
지금 쓰는 프로그램에 회사를 맞추고 있습니다. 이미 시스템을 쓰고 있지만, 필요한 기능은 없고 쓰지 않는 기능만 많아서 결국 엑셀로 다시 정리합니다.
업무 흐름이 끊기는 곳마다 엑셀이 있습니다
일곱 가지 신호는 대부분 같은 원인에서 나옵니다. 업무 흐름이 끊겨 있다는 것입니다. 주문은 판매 채널에, 출고는 출고 시트와 메신저에, 정산은 정산 엑셀에, 고객 정보는 고객 명단에, 상담은 상담 시스템에 따로 있습니다. 단계가 바뀔 때마다 사람이 데이터를 옮겨야 하고, 그 틈마다 엑셀이 끼어 있습니다.
시스템의 역할은 이 틈을 메우는 것입니다. 한 번 입력된 데이터가 주문에서 출고, 정산, 고객 관리, 상담까지 끊기지 않고 흐르게 만드는 것입니다.
ERP는 회사 안을, CRM은 고객을 봅니다
ERP와 CRM은 자주 함께 언급되지만 보는 대상이 다릅니다.
- ERP(전사적 자원 관리)는 회사 안의 자원과 업무를 다룹니다. 재고와 입출고, 발주와 매입, 정산, 업무 결재와 일정처럼 회사가 돌아가는 방식을 관리합니다.
- CRM(고객 관계 관리)은 고객과의 관계를 다룹니다. 구매 이력, 재구매와 고객 그룹, 메시지와 혜택, 상담 기록과 고객의 소리를 관리합니다.
두 시스템을 잇는 고리는 주문 데이터입니다. 주문은 ERP 입장에서는 재고가 빠져나가고 정산이 생기는 일이고, CRM 입장에서는 고객이 한 번 더 구매한 일입니다. 그래서 둘을 따로 만들기보다, 같은 주문 데이터를 중심으로 연결해 설계해야 회사 전체의 흐름이 보입니다.
정해진 시스템에 회사를 맞추지 마세요
시스템을 도입했는데 결국 엑셀로 돌아가는 회사가 적지 않습니다. 흔한 이유는 비슷합니다. 시스템의 용어가 회사에서 쓰는 말과 달라 헷갈리고, 업무 순서가 회사의 실제 흐름과 맞지 않고, 정작 회사가 매일 봐야 하는 숫자는 시스템에 없습니다. 메뉴가 복잡하거나 아이콘만 있어 무엇이 어디 있는지 찾기 어렵다는 불만도 자주 나옵니다.
좋은 시스템의 조건은 기능의 수가 아닙니다. 우리 회사의 용어로, 우리 회사의 업무 순서대로, 우리 회사가 봐야 할 숫자를 보여주는 것입니다. 그래서 직원들이 별도의 교육 없이도 자연스럽게 쓰고, 엑셀로 돌아가지 않습니다.
더마그넷이 ERP와 CRM을 만드는 원칙도 같습니다. 정해진 시스템을 파는 것이 아니라, 각 회사의 업무와 고객에 맞는 시스템을 함께 만듭니다.
우리 회사에 맞는 시스템을 만드는 순서
1. 업무 진단
지금 업무가 어떻게 흐르고, 어디서 끊기고, 누가 어떤 파일을 쓰는지 그립니다. 이 단계에서 무엇을 먼저 시스템으로 옮길지 우선순위가 정해집니다.
2. 핵심 화면 정의
모든 기능을 나열하기보다, 직원들이 매일 열어야 하는 화면과 대표가 매일 봐야 하는 숫자를 먼저 정합니다. 화면이 정해지면 필요한 데이터와 기능이 자연스럽게 따라옵니다.
3. 작게 만들어 쓰기
가장 급한 기능부터 만들어 실제 업무에 씁니다. 처음부터 완벽한 시스템을 만들려고 하면 시간이 길어지고, 정작 다 만들고 나서야 실제 업무와 맞지 않는 부분이 드러납니다.
4. 쓰면서 넓히기
실제로 쓰면서 나온 요청을 반영해 다음 기능을 붙입니다. 3단계와 4단계를 반복하면서 시스템은 회사와 함께 자랍니다.
셀프 체크리스트: 우리 회사는 엑셀로 버티고 있을까?
- ☐ 같은 내용을 두 군데 이상에 입력하는 업무가 있다
- ☐ 이름에 '최종'이 들어간 파일이 여러 개 있다
- ☐ 특정 직원이 없으면 처리할 수 없는 업무가 있다
- ☐ 판매·재고 현황을 확인하는 데 하루 이상 걸린다
- ☐ 장부와 실제 재고가 자주 맞지 않는다
- ☐ 고객 문의 시 구매 이력을 여러 곳에서 찾아야 한다
- ☐ 도입한 프로그램을 두고 결국 엑셀로 다시 정리한다
3개 이상 해당된다면, 엑셀을 정리하는 데 쓰는 시간을 회사를 키우는 데 쓸 수 있도록 시스템을 검토할 때입니다.
자주 묻는 질문
Q. ERP와 CRM 중 무엇부터 만들어야 하나요?
지금 가장 큰 병목이 어디인지에 따라 다릅니다. 재고와 정산이 맞지 않아 매일 시간이 든다면 ERP 쪽 기능부터, 고객 이력과 재구매 관리가 급하다면 CRM 쪽 기능부터 시작합니다. 어느 쪽이든 주문 데이터를 중심으로 설계해 두면 나중에 연결하기 쉽습니다.
Q. 작은 회사도 ERP·CRM이 필요한가요?
직원 수보다 업무의 복잡도가 기준입니다. 직원이 적어도 판매 채널과 상품이 많거나, 같은 데이터를 여러 번 입력하고 있다면 시스템의 효과가 큽니다. 필요한 화면 몇 개부터 작게 시작하면 부담도 줄일 수 있습니다.
Q. 지금까지 쌓아둔 엑셀 데이터는 어떻게 되나요?
기존 데이터는 시스템을 만들 때 표준 양식에 맞춰 옮기는 과정을 거칩니다. 오히려 이 과정에서 중복되거나 맞지 않던 데이터가 정리되는 경우가 많습니다. 어떤 데이터를 얼마나 옮길지는 업무 진단 단계에서 함께 정합니다.
Q. 더마그넷 브랜드 무료진단은 어떻게 진행되나요?
홈페이지에서 6개 문항에 답하는 데 3분 정도 걸립니다. 업무 시스템에 대한 고민을 함께 남겨주시면, 담당자가 검토한 뒤 입력하신 연락처로 연락드립니다.
시스템은 회사의 방식을 담는 그릇입니다
좋은 시스템은 회사에 새로운 방식을 강요하지 않습니다. 회사가 이미 잘하고 있는 방식을 담고, 사람이 반복하던 일을 대신하고, 흩어져 있던 숫자를 한곳에 모읍니다.
다음 편은 시리즈의 마지막입니다. 고객의 소리를 듣는 SORIAI와 회사 안의 데이터를 잇는 ERP·CRM이 하나로 연결될 때, 회사가 무엇을 볼 수 있게 되는지 전체 그림을 정리합니다.
엑셀로 버티는 업무를 시스템으로 옮기고 싶다면, 우리 회사에 맞는 ERP·CRM 구축을 상담해 보세요.
